Hướng Dẫn Cách Viết Email Ứng Tuyển Dụng, Viết Email Gửi Cv Như Thế Nào

HF: Trong thời đại công nghệ số phát triển và chiếm lĩnh thị trường như hiện nay, thì việc gửi email xin việc là một xu hướng tất yếu. Tuy nhiên cách viết mail xin việc làm sao cho tốt, thu hút được người đọc nhằm gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của mình thì không phải ai cũng biết. Hãy để doanhnhan.edu.vn hướng dẫn viết email xin việc cho bạn nhé!

I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc

Cách viết mail xin việc không phải là một quá trình phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì thì công bằng mà nói sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách gửi mail cho nhà tuyển dụng nhỉ? 

Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi thực hiện viết email xin việc, đó là việc đặt tên email và tên hiển thị email.

Đang xem: Cách viết email ứng tuyển

Tên email

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình trong cách gửi email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới, nghiêm túc và chỉn chu khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.

Lời khuyên dành cho việc đặt tên email của bạn là nên chứa tên và họ của bạn, nó cũng có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh cá nhân bạn, chẳng hạn như: hoanguyen1998
gmail.com 

Thông qua những tên email đơn giản nhưng cực kỳ nghiêm túc như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái và chú ý hơn khi nhận được email xin việc của bạn.

Tên hiển thị email

Tên hiển thị email là điều quan trọng và cực kỳ cần lưu ý trong cách gửi email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều đáng tiếc mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.

Thường có 2 lỗi tai hại chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Không phải tên thật của bạn và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn và quá đáng kể, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trầm trọng trong mắt nhà tuyển dụng đấy! Hãy cùng nhìn để thấy được sự khác biệt khá dễ nhận ra phía dưới đây:

Bạn có thể thấy rằng, để chọn lựa giữa vô số những email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, họ sẽ rất khắt khe trong việc soi xét từng ứng viên vào phỏng vấn. Vì thế cho nên việc bạn bị đánh trượt hoặc bớt sự chú ý do mắc lỗi liên quan tới tên hiển thị email như trên là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Và giờ bạn đã nhận thấy tầm quan trọng đặc biệt của việc đặt tên hiển thị email của mình cho đúng chuẩn. Tiếp theo ngay sau đây tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách làm tên hiển thị trong mẫu email xin việc:

Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn vào phần Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) Bước 2: Chọn mục Edit info (chỉnh sửa thông tin)Bước 3: Bạn thực hiện sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản như trên là bạn đã có một tên hiển thị email chuyên nghiệp và chỉn chu hơn khi thực hiện cách viết email xin việc rồi phải không nào. Hãy đến với phần nội dung sau đây để tìm hiểu những chi tiết quan trọng tiếp theo nhé…

II. Cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất.

Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp khá phổ biến có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này, thông thường ở cuối phần nội dung thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu cụ thể của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc của mình thông qua địa chỉ “XXX
gmail.com” với tiêu đề được hiển thị rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.

Và bạn chỉ cần chú ý sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty của mình vào là xong. Tôi khuyên các bạn nên làm theo đúng hướng dẫn chi tiết của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ có yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp họ thực hiện lọc email dễ dàng và tiện cho quá trình tuyển dụng của họ hơn. Vì vậy, bạn cứ làm theo nội dung đó nhé!

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo đầy đủ những tiêu chí như ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay có thể là đan xen cảm xúc của bạn vào nhé! 

Bạn có thể tham khảo tiêu đề mẫu email xin việc như dưới đây:

Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển

Chẳng hạn: 

Nội dung email xin việc

Phần mở đầu

Hãy mở đầu nội dung của phần email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc với người nhận email. Bạn không nên dùng từ như “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và thậm chí là làm giảm đi tính lịch sự. 

Có 2 trường hợp thường có thể xảy ra: 

Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân nào đó, vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban. Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Thu – Bộ phận tuyển dụng.

Phần nội dung

Phần nội dung trong cách email xin việc, sẽ bao gồm: 

Giới thiệu vắn tắt thông tin về bản thân bạnMục đích viết email hay mục tiếc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nàoNêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật của mình để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá phù hợp cho vị trí bạn ứng tuyển

Phần kết

Ở phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí và xem xét lá đơn của bạn.

Chữ ký email

Chữ ký email trong cách viết email ứng tuyển là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp và năng lực của bạn. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email thực sự chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay phần chữ ký email nhé!

Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp mang tính cá nhân sẽ bao gồm: 

Họ và tênSố điện thoạiMột số thông tin liên lạc khác như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …Nghề nghiệp (nếu có)

Bước 1: Vào Setting (cài đặt)

Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký

Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy thực hiện sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)

Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email cực kỳ chuyên nghiệp rồi phải không? 

Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email thông thường sẽ bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ cá nhân chứng minh thành tích, năng lực đi kèm khác.

Tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ cần chuẩn bị và đính kèm các tài liệu cụ thể sao cho phù hợp. Phần lớn ngày nay tất cả CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi trực tiếp gửi email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp được tích hợp sẵn trong phần soạn thảo.

Về tài liệu đính kèm, bạn nên để nó lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin của bạn không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng. Hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau thì khi đó dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông nhiều. Về cách đặt tên file thì hãy chú ý nên là tiếng Việt không dấu.

Xem thêm: Terry Fox Là Ai – Vì Sao Được Google Tôn Vinh Trên Doodles

Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Dù làm việc gì thì bước cuối cùng chúng ta cần nhớ luôn là kiểm tra lại để tránh những sai sót vô tình không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi thực hiện gửi đi là vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra cụ thể theo thứ tự như bên dưới đây:

Tên emailTên hiển thị emailTiêu đề emailĐịa chỉ người nhận/ Phòng ban đang tuyển dụngNội dung email

Các tài liệu kèm theo: nên để tên của tài liệu dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu

Dưới đây là danh sách những thứ bạn cần chú ý trong cách viết email xin việc cá nhân của mình:

Phần từ “Kính gửi” của bạn nên được in đậmVăn phong nên trang trọng, lịch sự, nghiêm túc không nên sử dụng quá nhiều yếu tố và các câu biểu cảmTránh tuyệt đối mắc phải lỗi sai chính tả bạn nhéBạn hãy cố gắng kiểm tra thật kỹ càng để đảm bảo có một email xin việc đúng chuẩn và hay nhé!

III. 12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp

‍Tiêu đề của email phải rõ ràng, đúng trọng tâm: “Mọi người thường ra những quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào phần tiêu đề” và “hãy chọn một tiêu đề mà người nhận của bạn có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp tốt đẹp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày rõ hơn về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại” (Theo Patcher).‍Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp: Nếu đang làm việc trực tiếp cho các công ty, bạn nên sử dụng email công ty hoặc email có phần nội dung liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer hoặc thực sự cần thiết sử dụng email trong các trường hợp cá nhân đặc biệt, thì bạn cũng nên cẩn thận khi thực hiện quá trình lựa chọn email đó, nhất là khi bạn muốn mình sử dụng địa chỉ email đó để viết email xin việc. Nên chú ý sử dụng địa chỉ email có bao gồm tên của mình để người nhận có thể biết được chính xác bức thư này được đến từ ai. Mặc dù các địa chỉ email thời cấp ba và đại học rất đáng yêu và hài hước như “lovely
…” nhưng thực sự là nó không hề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp bạn muốn ứng tuyển, và chắc chắn sẽ bị loại ngay khi nhà tuyển dụng của bạn vừa nhìn thấy.‍Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ: Việc nhận được email được gửi tới của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người. Và tất nhiên là việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, để tránh hết mức việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn vào phần “trả lời tất cả”, trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách của email đều cần phải nhận được email.‍Sử dụng những phần mở đầu email chuyên nghiệp: Để tạo được những ấn tượng cá nhân ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những nội dung mang tính biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn cá nhân thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu của email và đặc biệt hãy nhớ không được rút gọn tên của họ.‍Hạn chế dùng dấu chấm than: Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than trong Email, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất nhằm mục đích thể hiện sự phấn khích. Hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng tới các dấu chấm than.‍Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn: Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn đôi khi không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm cá nhân trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp ví dụ như khi viết email xin việc, bạn nên chú ý loại bỏ sự hài hước ra khỏi nội dung đề cập trong email.‍Lời chào cuối email rất quan trọng:‘Yours sincerely’ là cụm từ nên được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.‘Yours faithfully’ được sử dụng trong trường hợp viết thư cho người mà bạn chưa gặp.‘Sincerely’ nên dùng trong nội dung thư xin việc, thể hiện sự chân thành.‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng từ này trong đa số trường hợp‍Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng: Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho nội dung và bố cục email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo cảm giác thiện cảm cho người nhận được email của bạn.‍Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn: Có thể rất khó cho bạn khi trả lời tất cả các email gửi đến cùng một lúc, nhưng hãy cố gắng để làm điều đó. Cho dù đó có thể là những email bị gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email mà bạn nhận được có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ, và thậm chí đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi có làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.‍Đọc lại email trước khi gửi: Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả của các nhà phát triển, mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần nữa nội dung email trước khi gửi.‍Nhập địa chỉ email cuối cùng: Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi một cách bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lỗi chính tả. Điều này có thể do bạn vô tình nhấn phải một phím chức năng nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận cụ thể vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.‍Kiểm tra kỹ lưỡng địa chỉ email của người nhận: Hãy thật sự cẩn trọng khi nhập địa chỉ email nhé, vì bạn hoàn toàn có thể gõ sai tên người nhận hoặc vô tình gửi email đi cho quá nhiều người cùng lúc.

Xem thêm: Phong Cách Công Sở Cá Tính, 4 Công Thức Cực Chuẩn Cho Quý Cô Công Sở

IV. Kết luận

Email xin việc là một trong những xu hướng cực kỳ tất yếu của cuộc sống công nghệ ngày nay. Thay vì những lá đơn xin việc truyền thống được nộp trực tiếp như trước đây. Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức thực sự bổ ích liên quan tới ứng tuyển và xin việc. Bằng những nỗ lực và cố gắng không ngừng của bạn, tôi tin rằng “Cách viết email xin việc cho thật chuyên nghiệp” không còn là trở ngại quá lớn trên hành trình tiến tới công việc mơ ước. Và doanhnhan.edu.vn sẽ luôn đồng hành cùng các bạn.