Nghiệp vụ cần có của thư ký trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là người đứng sau thành công của các giám đốc

Nghiệp vụ cần có của thư ký trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là một công việc mà tưởng rằng dễ và đơn giản nhưng không phải như thế. Nó là công việc đòi hỏi tính khéo léo và những nghiệp vụ chuyên môn trong việc xử lý công việc. 

Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay trái đắc lực của giám đốc, đứng đằng sau giúp giám đốc giải quyết và sắp xếp công việc, lịch trình cho giám đốc.    

        nghiep-vu-tro-ly-giam-doc

Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... thì trợ lý cần phải có những nghiệp vụ cơ bản như sau để sắp xếp công việc hợp lý.

- Thành thạo máy vi tính

Là trợ lý là người sắp xếp công việc và soạn thảo các hợp đồng văn bản cho giám đốc nên phải thành thạo vi tính hay những yếu tố cơ bản về Words, Excel. Có thể ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt khả năng này. Sự lúng túng sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn.

- Nhạy bén

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

- Am hiểu kiến thức

Kiến thức rất quan trọng đối với một nữ thư ký. Nếu những ngày còn ngồi trên ghế nhà trường bạn… lỡ có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy.

- Trí nhớ tốt

Những câu hỏi bất chợt của vị giám đốc cho cô thư ý như ngày giờ cuộc họp, lịch hẹn … cũng là những vấn đề mà thư ký cần nhớ. Nếu những điều căn bản bạn không nhớ thì sẽ làm mất đi sự tin tưởng từ giám đốc.

- Có tính độc lập

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

- Khả năng thuyết trình tốt

Trợ lý là người đi cùng với giám đốc để gặp đối tác cho các hợp đồng dù lớn hay nhỏ. Vì vậy, lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập mờ nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Đối tác khi đã mất cảm tình với bạn chắc chắn sẽ mất cảm tình với công ty.

- Khéo léo

Với sự khéo léo các thư ký sẽ ứng xử tốt với trường hợp gặp phải, chiếm được cảm tình từ các đối tác.

Vậy bạn đã có đủ ngững kỹ năng và nghiệp vụ để trở thành một thư ký trợ lý chuyên nghiệp hay chưa. Hãy tham gia vào khóa học PA – Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp tại Học viện doanh nhân GED để học hỏi và tích lũy kinh nghiệp từ các chuyên gia.

Xem thêm:

Vai trò của trợ lý giám đốc trong doanh nghiệp


[fbcomments url="" width="600" count="off" num="6" countmsg="wonderful comments!"]